증빙은 사전적 의미로 '거래의 성립을 입증할 만한 대외 거래의 증거서류입니다. 즉 증빙은 '내가 이런 거래를 했고, 그것에 대한 증거가 이것입니다'라고 제시할 수 있는 서류를 말합니다. 거래를 입증할 수 있는 자료이므로, 여러 가지 형태의 증빙이 있을 수 있습니다.
하지만 세무서가 모든 형태의 증빙을 인정해주지는 않습니다. 세무서는 납세자가 가짜 영수증을 수취하여 실제 발생하지 않은 돈을 비용으로 처리하는 것을 막기 위하여 몇 가지 형태의 증빙만을 '적격증빙'으로 인정해주고 있습니다. 세무서는 사업자가 사업과 관련된 비용을 처리함에 있어서 적격증빙을 수취하도록 규정하고 있고, 이를 어겼을 경우에는 가산세를 부과하여 임의의 영수증을 가지고 비용처리를 못하도록 하고 있습니다.
그럼 세무서가 인정하는 적격증빙은 무엇일까요? 세법이 말하는 적격증빙은 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증을 말합니다. 여기서 계산서는 단순히 금액을 계산하여 제시하는 계산서를 말하는 것이 아닙니다. 계산서라는 정해진 양식에 따라 사업자가 발행하는 계산서를 말합니다. 세금계산서는 부가가치세 과세물품을 사고팔 때 주고받는 증빙이고, 부가가치세 면세 물품을 사고팔 때 세금계산서 대용으로 사용하는 증빙이 계산서입니다. 주의할 점은 거래명세표는 적격증빙이 아니라는 것입니다. 거래명세표는 '거래가 있었다.'라는 것을 입증하는 수단은 될 수 있지만 세법상 적격증빙으로 인정을 하고 있지는 않으므로, 거래명세표를 받은 후에는 꼭 세금계산서나 계산서를 별도로 받아야 합니다.
적격증빙의 발행은 사업자등록을 한 사업자가 자신의 사업자등록번호로 발행합니다. 주의할 점은 간이과세자의 경우 세금계산서를 발행하지 못한다는 것입니다. 세금계산서는 일반과세자만 발행할 수 있습니다. 간혹 간이과세자가 모르고 세금 계산서를 발행하는 경우가 있으니 주의해야 합니다. 적격증빙을 받았다면 적격증빙 발행자와 실제 거래자가 같은지 확인하고, 물품 대금을 결재할 경우 은행을 통해서 송금하도록 하여야 합니다.
거래 건당 공급대가(부가가치세 포함 금액)가 3만 원(접대비의 경우 1만 원)을 초과하는 경우에는 적격증빙을 수취하여야 하지만, 거래 건당 3만 원 이하의 거래의 경우에는 실무상의 편의를 위해서 간이영수증을 수취해도 괜찮습니다. 간이영수증은 공급받는 자의 등록번호와 부가가치세액을 별도로 기재하지 않은 영수증을 말합니다. 금전등록기영수증과 현금매출전표 등이 간이영수증에 포함됩니다. 흔히 식당에서 주는 간이영수증을 생각하면 됩니다. 3만 원 초과 거래 여부의 판단은 거래 1건별 영수증 금액을 기준으로 판단하며, 동일한 거래에 대하여 영수증을 분할하여 교부받은 경우에도 합산한 금액을 1건의 거래로 봅니다. 따라서 간이영수증을 3만 원 이하로 분할하여 수취한 경우 과세당국에 적발되면 이를 합산하여 1건의 거래로 정리하므로 필요경비로 인정받지 못하게 됩니다.
적격증빙을 수취하지 못하는 경우도 있습니다. 다음과 같은 경우에는 적격증빙을 수취하지 못하는 경우가 정상적이므로 예외적으로 적격증빙을 수취하지 못해도 인정해주고 있습니다. 하지만 거래가 있었다는 것은 입증을 해야합니다. 대표적인 몇 가지를 보겠습니다.
- 국가 등과의 거래: 국가에 세금을 납부하여도 적격증빙은 나오지 않음.
- 비영리법인과의 거래: 사업자가 아니므로 적격증빙을 발행하지 않음.
- 금융·보험용역: 은행에 이자 비용을 냈다면, 통장에서 이자가 지출된 내역으로 비용처리함.
- 농ᆞ어민(법인 제외)으로부터 재화나 용역을 직접 공급받은 경우: 농어민의 성명, 주민등록번호가 적힌 영수증으로 비용처리 할 수 있음.
- 건당 20만원 이하의 경조사비: 청첩장, 부고장 등을 챙겨두어야 함.
- 임대인이 간이과세자인 경우 임차료: 간이과세자이므로 세금계산서를 발행하지 못함. 이 경우 임대차 계약서와 은행송금 내역으로 비용처리할 수 있음.
거래 상대방이 간이과세자인 경우 부가가치세가 과세되는 거래에 대하여 세금계산서를 발행할 수 없기 때문에 신용카드로 결제를 하거나 현금영수증을 수취해야 합니다. 다만 부동산 임차료는 계약서와 은행 송금 내역으로 비용처리 가능합니다. 간이과세자라서 세금 계산서를 발급하지 못하는데, 자격증빙을 받아야 하니 임대인에게 카드결제기를 설치하라고 요구하는 게 좀 이상하기 때문입니다.
사업과 관련하여 정당하게 지출을 했는데 적격증빙을 수취하지 못해도 사업과 관련하여 지출하였다는 것을 입증할 수 있으면 필요경비로 인정받을 수 있습니다. 다만 적격증빙미수취가산세 2%를 부담하여야 합니다.
사실 가산세라도 내고 비용을 인정받는 것이 훨씬 이익입니다. 소득세나 법인세의 세율이 더 높기 때문입니다. 그래도 가산세를 내는 것은 아깝기 때문에 가능하면 적격증빙을 수취해서 가산세를 내지 않는 것이 절세의 방법입니다.
참고로 자격증빙미수취가산세는 적격증빙을 받을 수 있었는데 못 받은 경우에 부가하는 가산세입니다. 위에서 말한 증빙을 받지 못하는 몇 가지 정당한 사유에는 적격 증빙미수취가산세가 적용되지 않습니다.
거래가 있었다는 것은 사업자가 스스로 입증해야 합니다. 세무대리인이 대신 입증할 수 없으며, 세무서가 대신 입증해줄 리도 없습니다. 거래가 발생했다면 사업자가 그때그때마다 챙겨야 합니다. 그래야 필요경비도 인정받고 불필요한 가산세도 부담하지 않게 됩니다.
