Excel이나 Google 스프레드시트 같은 스프레드시트를 처음 사용하는 경우 처음에는 다소 어렵게 느껴질 수 있습니다. Excel은 수백 가지의 유용한 도구와 기능 으로 가득한 강력한 소프트웨어 애플리케이션입니다. 수년간 사용해 온 사람들조차도 이전에는 몰랐던 것들을 발견하게 될 것입니다. 하지만 Excel의 기본 기능은 그다지 어렵지 않으며, 모든 초보자가 알아야 할 몇 가지 유용한 Excel 팁이 있습니다. 이러한 팁을 활용하면 앱에서 일상적인 작업을 더 쉽게 수행 할 수 있습니다.
행과 열 크기를 자동으로 조정
Excel의 기본 셀 크기는 대부분의 숫자 데이터에 적합합니다. 하지만 텍스트를 입력하는 경우, 제한된 수의 문자만 입력할 수 있으며, 입력된 문자가 잘리거나 다음 셀로 넘어갑니다. 경우에 따라 셀에 숫자가 한두 개만 포함되어 있으면 셀이 너무 커질 수 있습니다. 각 행 또는 열 레이블 사이의 선을 드래그하여 개별 행과 열의 크기를 조정하여 크기를 늘리거나 줄일 수 있습니다.
하지만 크기를 조정해야 할 행이나 열이 많으면 금방 번거로울 수 있습니다. 다행히 훨씬 더 쉬운 방법이 있습니다. Excel에서 특정 행과 열의 크기를 자동으로 조정하여 포함된 내용에 맞게 조정하거나, 모든 셀의 크기를 동일하게 설정할 수 있습니다.
단일 행이나 열의 크기를 조정하려면 행 또는 열 레이블의 양쪽에 있는 줄을 두 번 클릭합니다.
여러 행이나 열의 크기를 조정하려면 인접한 행이나 열 레이블을 드래그하거나 윈도우에서는 Ctrl 키를 누르고, 맥에서는 Cmd 키를 누른 채 행이나 열을 선택합니다.
선택한 행이나 열 레이블의 양쪽에 있는 선을 두 번 클릭하면 선택한 모든 행이나 열의 크기를 조정할 수 있습니다.
문서의 모든 행이나 열의 크기를 조정하려면 스프레드시트 데이터의 왼쪽 상단에 있는 사각형을 클릭하여 모든 항목을 선택하세요.
모든 행과 열의 크기를 조정하려면 양쪽의 줄이나 행 또는 열 레이블을 두 번 클릭합니다.
여러 행 또는 열 삽입
Excel에서 데이터 작업을 하다 보면 데이터 중간에 행이나 열을 추가해야 할 때가 종종 있습니다. 삽입 도구를 사용하여 데이터 안에 새 행이나 열을 추가할 수 있지만, 제대로 작동하는 경우에만 가능합니다. 하지만 두 개 이상을 추가해야 하는 경우는 어떻게 해야 할까요?
삽입 버튼을 반복해서 클릭하면 행이나 열을 더 추가할 수 있지만, 여러 행이나 열을 추가하려면 삽입할 행이나 열의 개수를 선택하면 훨씬 더 빠르게 추가할 수 있습니다.
열을 삽입하려는 오른쪽이나 행을 삽입하려는 위치 아래에 있는 열 머리글을 클릭한 채로 유지합니다.
삽입하려는 열의 개수만큼 오른쪽으로 드래그하여 선택하고, 삽입하려는 행의 개수만큼 아래로 드래그하여 선택합니다.
홈 리본 메뉴에서 삽입 버튼을 클릭하거나 선택한 행이나 열 머리글 중 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 보이는 메뉴에서 삽입을 선택합니다.
윈도우에서는 Ctrl+Shift+Plus(+), 맥에서는 Cmd+Shift+Plus(+) 단축키를 사용할 수도 있습니다.
Excel에서는 선택한 행이나 열의 개수만큼 삽입됩니다.
셀을 빠르게 자동 채우기
자동 채우기 기능은 Excel에서 가장 유용한 기능 중 하나로, 엄청난 시간을 절약해 주고 사용법도 매우 간단합니다. 하지만 Excel을 사용하다 보면 바로 알아차리기 어려워 초보자라면 이 기능이 있는지조차 모를 수도 있습니다.
스프레드시트에 데이터를 추가할 때 동일한 데이터를 여러 셀에 삽입해야 하는 경우, 한 번에 각 셀에 직접 데이터를 추가할 수 있습니다. 하지만 Excel에서는 셀을 자동으로 채워 원하는 만큼의 셀에 데이터를 즉시 추가할 수 있습니다.
이 도구는 이전 셀의 패턴을 기반으로 데이터를 채울 수도 있습니다. 예를 들어, 1부터 100까지의 숫자를 열에 삽입하려면 직접 입력하는 데 시간이 많이 걸립니다. 자동 채우기 기능을 사용하면 Excel에서 패턴을 인식할 수 있도록 처음 두 숫자를 선택한 후, 나머지 98개 셀을 한 번 드래그하여 채울 수 있습니다. 스프레드시트의 인접한 열에 이미 데이터가 있는 경우, 두 번 클릭하여 더 빠르게 데이터를 채울 수 있습니다. 또한, 열 아래쪽이나 행 오른쪽에 자동 채우기 기능을 사용할 수 있는 유용한 단축키도 있습니다.
Excel에서 셀을 자동으로 채우는 방법
자동 채우기를 원하는 셀에 데이터를 입력하고 해당 셀을 선택되어 있는지 확인합니다.
셀의 오른쪽 하단에 있는 작은 사각형인 자동 채우기 핸들을 클릭한 채로 있습니다.
같은 열의 셀을 채우려면 아래로 드래그하고, 같은 행의 셀을 채우려면 오른쪽으로 드래그합니다.
채우려는 마지막 셀에 도달하면 마우스나 트랙패드를 놓습니다.
Excel에서는 처음 입력한 셀과 동일한 데이터로 셀을 채우게 됩니다.
이미 데이터가 있는 행이나 열에 인접한 행이나 열에 자동 채우기를 적용하려면 자동 채우기 핸들을 두 번 클릭하면 자동으로 100이라는 숫자로 채워집니다.
데이터가 포함된 셀부터 시작하여 채우려는 모든 셀을 강조 표시한 다음 Ctrl+D를 눌러 열을 채우거나 Ctrl+R을 눌러 행을 바로 채울 수도 있습니다.
숫자나 날짜를 늘리는 등 패턴을 기반으로 채우려면 패턴의 처음 두 셀을 입력하고 선택하고 채우려는 마지막 셀로 자동 채우기 핸들을 클릭하고 드래그합니다.
선택한 셀은 적절한 패턴으로 채워집니다.
텍스트를 열로 분할
다른 곳에서 복사하거나 가져온 데이터를 활용하여 Excel 스프레드시트를 만드는 경우가 많습니다. 데이터가 원하는 형식이 아니면 매우 답답할 수 있습니다. 예를 들어, 이름 목록을 복사하는 경우 성과 이름이 모두 하나의 셀에 붙여넣어지는 것을 볼 수 있습니다. 필요에 따라 괜찮을 수도 있지만, 성을 기준으로 데이터를 알파벳순으로 정렬하려는 경우, 이름이 먼저 나열되어 있으면 매우 복잡해질 것입니다.
모든 데이터를 검토하고, 성씨를 새 열에 일일이 복사해서 붙여넣을 수도 있습니다. 하지만 데이터가 많으면 시간이 오래 걸립니다. 다행히 Excel에는 '텍스트 나누기'라는 매우 유용한 기능이 있어 작업을 훨씬 빠르게 처리할 수 있습니다. 이름에서 알 수 있듯이 이 도구는 셀의 텍스트를 열이나 공백과 같은 구분 기호를 기준으로 여러 열로 나눕니다.
먼저, 열로 나눌 데이터를 선택합니다. 그리고 메뉴의 데이터 탭을 선택하고 텍스트 나누기 버튼을 클릭합니다.
창이 뜨면 '구분 기호로 분리됨'이 선택되었는지 확인하고 다음을 클릭합니다.
이름 구분 방식 옵션을 선택합니다. 예를 들어, 셀에는 성과 이름 사이에 공백이 있으므로 공백을 체크합니다.
분리된 열이 어떻게 보일지 창 하단에서 미리 볼 수 있습니다.
다음을 클릭하고 필요한 경우 데이터 형식을 선택하세요.
설정을 완료하였으면 마침을 클릭하세요.
보이시나요? 이제 Excel에서 데이터가 열로 분할됩니다.
Excel 트릭을 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있다
초보자라면 누구나 알아야 할 네 가지 Excel 팁을 소개했습니다. 하지만 이는 Excel에서 활용할 수 있는 유용한 팁의 극히 일부에 불과합니다. Excel 앱을 처음 사용하는 분이라면 위의 팁들을 활용하면 스프레드시트 작업 시간을 절약할 수 있지만, 앱에 대해 더 많이 알수록 원하는 결과를 더 빨리 얻을 수 있을 것입니다.
